În Odoo alegi pe formular cine plătește cheltuiala: angajatul, caz în care firma îi returnează banii, sau firma, direct. În ambele variante cheltuiala e o operațiune de sine stătătoare — începe de la zero și se închide singură.
Practica românească are însă un pas înainte, și nu din obișnuință, ci din felul în care e construită evidența: firma dă întâi banii — avansul de trezorerie — iar angajatul cheltuie din ei. La sfârșit nu se pune întrebarea „cât îi datorăm", ci „cum stă socoteala": cât a primit, cât a justificat, cât a restituit, cât îi mai rămâne în mână.
Diferența pare una de vocabular. E una de structură. Avansul nu e o tranzacție care se închide, ci o sumă din care se scade pe măsură ce omul justifică — iar ce rămâne nejustificat trece la decontul următor, pe fiecare angajat în parte.
Pe evidența asta se sprijină decontul românesc. Modulul l10n_ro_employee_expense din localizarea NextERP o adaugă fluxului standard din Odoo.
1. Trei tipuri de tranzacție, un singur lanț
Pe fiecare cheltuială apare un câmp Tip tranzacție, cu trei valori:
- Avans — banii dați angajatului, înainte să cheltuie ceva;
- Cheltuială — justificarea propriu-zisă, cu document;
- Restituire — ce dă înapoi la final, dacă a rămas cu bani.
Din cele trei se construiește lanțul de socoteală. Pe fiecare înregistrare se calculează patru sume, în moneda companiei:
| Câmp | Ce arată |
|---|---|
| Sold inițial | ce avea angajatul în mână înainte de această operațiune |
| Avans | ce a primit acum |
| Restituire | ce a dat înapoi acum |
| Sold final | ce rămâne de justificat sau de restituit |
Sunt câmpuri stocate și recalculate automat, înlănțuite pe angajat și pe dată. Nu e un raport care adună la final de lună: soldul se vede pe document, în momentul în care te uiți la el.
2. Avansul vine din extrasul de cont
Partea care economisește cel mai mult timp nu e pe formularul de cheltuială, ci pe extras.
Când dai un avans, operațiunea e în primul rând o plată din bancă sau din casă. Ea apare oricum în extras. Normal ar fi să n-o mai introduci și a doua oară ca document de cheltuială.
Modulul leagă cele două. Pe linia de extras apar două câmpuri noi: Angajat și Cheltuieli. Când pui angajatul pe linie și salvezi, se creează automat cheltuiala de avans corespunzătoare, legată de linia respectivă. Dacă schimbi angajatul sau ștergi linia, avansul creat automat se curăță la fel de singur — nu rămân înregistrări orfane care să strice soldul.
Câmpurile sunt vizibile și în widgetul de reconciliere bancară, în lista și în kanbanul de linii de extras, ca potrivirea să se facă fără să deschizi fiecare linie în parte.
3. Când decontul stinge o factură de furnizor
Un caz frecvent: angajatul plătește pe loc factura unui furnizor — din avans, din card de firmă sau din banii lui.
Aici nu e vorba de o cheltuială nouă în contabilitate. Factura există deja, cu TVA-ul și conturile ei. Ce lipsește e stingerea ei.
Pe formularul de cheltuială există două câmpuri pentru asta: Furnizor cheltuială și Factură furnizor. Când completezi factura și confirmi cheltuiala, nota de plată generată se reconciliază automat cu factura indicată. Nu rămâne nimic de potrivit manual, și nu apare dublura clasică — o dată factura, o dată cheltuiala — care umflă cheltuielile lunii.
Pentru cazul ăsta modulul instalează un produs dedicat, Plata facturii (cod INVPAY), al cărui cont de cheltuială e 401100 Furnizori. Decontul nu trece prin clasa 6, pentru că cheltuiala a fost deja înregistrată de factură.
4. Tipul documentului justificativ
Al doilea câmp care contează pentru contabil e Tip document, cu valorile: factură, factură simplificată, bon fiscal cu TVA, chitanță, altele.
Nu e o etichetă decorativă. De tipul documentului depinde ce se poate deduce și ce nu, iar la o verificare diferența dintre o factură și o chitanță e exact diferența dintre o cheltuială deductibilă și una care nu e. Când tipul stă pe înregistrare, sortarea se face în sistem, nu prin răsfoirea dosarului cu bonuri.
5. Plata e întotdeauna a firmei
Odoo are pe cheltuială un câmp Plătit de, cu două valori: angajatul sau firma.
În fluxul românesc cu avans de trezorerie, răspunsul e întotdeauna firma: banii au ieșit deja din casieria sau din contul firmei când s-a dat avansul. Modulul setează automat valoarea pe firmă la crearea oricărei cheltuieli, dacă societatea are localizarea românească activă.
E un detaliu mic care previne o categorie întreagă de erori: o cheltuială marcată „plătită de angajat" generează o datorie către el, care apoi nu se mai potrivește cu soldul avansului.
6. Raportul Decont
La final, documentul care se tipărește și se semnează. Modulul adaugă raportul Decont, separat de raportul standard de cheltuieli din Odoo, construit după structura pe care o așteaptă contabilul român: angajatul, perioada, documentele justificative cu tipul lor, și socoteala — sold inițial, avans, cheltuieli, restituiri, sold final.
Ce verifici la prima configurare
- Localizarea fiscală e setată pe România pe societate (
Setări → Contabilitate → Localizare fiscală). Fără asta, comportamentele specifice nu se activează. - Cele două produse de sistem există și au conturile potrivite planului tău: Plata facturii (
INVPAY), legat de401100 Furnizori, și Cheltuială din avans / plată (ADVEXP), legat de581000 Viramente interne. Dacă ai personalizat planul de conturi, verifică-le înainte de primul decont, nu după. - Pe liniile de extras apare câmpul Angajat. Dacă nu-l vezi, verifică drepturile și faptul că lucrezi pe societatea cu localizare românească.
- Modul de plată e firma, pe cheltuielile deja existente.
De ce merită făcut în sistem
Argumentul nu e că se câștigă timp la introducere — se câștigă, dar nu de aia.
Argumentul e că soldul avansului e o creanță față de angajat, iar o creanță ținută într-un fișier paralel nu e o creanță, e o amintire. Când cineva pleacă din firmă cu un avans nejustificat, diferența dintre cele două variante se vede imediat.
Un sistem care poartă soldul pe fiecare înregistrare îți spune oricând, fără să calculeze nimeni nimic, cine cu cât a rămas. Iar la închiderea lunii nu mai există pasul „reconciliem Excelul cu contabilitatea".
Lucrăm cu localizarea românească pe Odoo 19 și 20, pentru clienții NextERP. Dacă dai avansuri de trezorerie și ții evidența lor separat de contabilitate, hai să vorbim.