O factură emisă în euro se încasează peste trei luni. Între emitere și încasare cursul se mișcă, iar diferența e venit sau cheltuială. Partea pe care o știe toată lumea e că diferența se înregistrează la încasare. Partea care se uită mai des e că ea trebuie înregistrată și la fiecare închidere de lună, pe soldurile care au rămas deschise.
Pentru o firmă cu zece facturi în valută, operațiunea se face de mână într-o oră. Pentru una cu trei sute, se face într-o zi, cu greșeli pe care nimeni nu le mai găsește în martie.
Ce se reevaluează, de fapt
Nu tot ce e în valută, ci:
- liniile nereconciliate din notele validate, aflate în valută, de pe conturile pe care le-ai ales tu;
- soldul fiecărui jurnal de bancă în valută — contul bancar propriu-zis, care are și el un sold care se mișcă odată cu cursul.
Alegerea conturilor se face printr-o bifă pe planul de conturi: Permite reevaluarea valutară. Tipic intră clienții, furnizorii, împrumuturile și avansurile; nu intră conturile care nu țin solduri deschise în valută.
Decizia asta e a contabilului, nu a sistemului, și de aceea e o bifă, nu o regulă fixată în program.
Cursul: prima zi a lunii următoare
Aici e detaliul care face diferența între o implementare care trece și una care se discută la fiecare închidere.
Practica românească cere ca soldurile să fie evaluate la cursul BNR din prima zi a lunii următoare celei pentru care se face închiderea. Nu la cursul ultimei zile lucrătoare din lună, nu la o medie, nu la cursul zilei în care rulezi raportul.
Modulul folosește exact acest curs. Consecința practică: reevaluarea se rulează după ce cursul respectiv e disponibil, deci în prima zi a lunii următoare sau mai târziu, cu data de închidere setată pe ultima zi a lunii încheiate.
Ce iese: o singură notă
Nu un set de note per partener sau per factură, ci o singură notă contabilă echilibrată, în jurnalul pe care îl configurezi (de obicei jurnalul de operațiuni diverse).
Contrapartida se duce pe contul de venituri din diferențe de curs pentru câștiguri și pe cel de cheltuieli pentru pierderi — cele configurate deja în setările de contabilitate, nu unele noi.
Fiecare linie generată e marcată ca linie de reevaluare și păstrează legătura cu linia din care a ieșit. Asta nu e un detaliu tehnic: e ce permite ca reevaluarea lunii următoare să anuleze corect ce a făcut cea de dinainte, în loc să adauge un strat peste altul până când nimeni nu mai înțelege soldul.
Reconcilierea forțată, și când e nevoie de ea
Apare un caz pe care reconcilierea standard din Odoo îl refuză: două linii de aceeași parte. Tipic, atunci când vrei să potrivești o plată cu o linie de reevaluare anterioară.
Pentru asta există o acțiune de reconciliere forțată pe liniile de notă contabilă. Ordinea recomandată:
- reconciliezi mai întâi factura cu plata, normal;
- abia apoi forțezi potrivirea plății cu linia de reevaluare rămasă.
Inversul duce la situații greu de desfăcut, așa că merită ținut minte ca procedură, nu ca improvizație de moment.
Pașii închiderii, pe scurt
- Asigură-te că toate documentele lunii sunt validate — reevaluarea se uită doar la ce e înregistrat.
- Reconciliază ce se poate reconcilia. Cu cât rămân mai puține linii deschise, cu atât nota de reevaluare e mai mică și mai ușor de citit.
- Verifică să fie încărcat cursul BNR pentru prima zi a lunii următoare.
- Rulează reevaluarea cu data de închidere pe ultima zi a lunii.
- Deschide nota generată și citește-o.
Ce verifici în nota generată
- Suma totală e plauzibilă față de variația cursului? Un euro care s-a mișcat cu 0,5% pe un sold de un milion nu produce o diferență de o sută de lei.
- Conturile sunt cele așteptate: soldurile reevaluate pe conturile bifate, contrapartida pe venituri sau cheltuieli din curs.
- Partenerii apar acolo unde trebuie, ca să nu strici balanța pe partener.
- Jurnalele de bancă în valută au intrat și ele, nu doar clienții și furnizorii.
Și o verificare care merită făcută în prima lună: ia două-trei facturi concrete, calculează diferența cu mâna și compar-o cu ce a scris sistemul. Dacă bat, restul bate.
De ce merită automatizat
Pentru că reevaluarea nu e o formalitate de bilanț. Schimbă rezultatul lunii, deci și baza de impozitare, și schimbă soldurile pe care le confirmi cu partenerii. O operațiune făcută consecvent — același curs, aceeași metodă, aceeași notă în fiecare lună — e diferența dintre o închidere care se verifică singură și una care se explică.
Modulul e pe Odoo Apps, pentru Odoo 19 și 20: Romania - Account Currency Reevaluation.
Dacă vrei să vedem cum arată prima rulare pe datele tale, înainte de închiderea lunii: nexterp.ro/contactus.